Una factura de autónomo es correcta cuando cumple el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012): lleva un número correlativo, la fecha, los datos fiscales del emisor y del cliente, una descripción de lo facturado, la base imponible, el IVA (tipo y cuota) y, si procede, la retención de IRPF y la mención legal de cualquier exención. Debes emitirla en el momento de la operación o, si tu cliente es empresa o profesional, antes del día 16 del mes siguiente.
En esta guía tienes la lista completa de datos obligatorios, una plantilla lista para copiar, tres ejemplos con números (con y sin retención), las facturas especiales (simplificada, rectificativa, sin IVA) y los cambios que llegan con Verifactu en 2027.
Resumen rápido: número correlativo + fecha + datos de ambas partes (nombre, NIF y domicilio) + descripción + base + tipo y cuota de IVA + (retención de IRPF si eres profesional y tu cliente es empresa) + total · plazo: antes del día 16 del mes siguiente (clientes empresa) · conservar durante el plazo de prescripción.
Índice
- Cuándo estás obligado a facturar
- Datos obligatorios de una factura completa
- Plantilla de factura paso a paso
- IVA y retención de IRPF: cómo reflejarlos
- Numeración y series
- Plazos de emisión y conservación
- Ejemplos con números
- Facturas especiales: simplificada, rectificativa y sin IVA
- Verifactu y la factura electrónica: qué cambia
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
Cuándo estás obligado a facturar
Los autónomos deben expedir factura por todas las operaciones que realizan en su actividad profesional o empresarial, tanto a empresas y profesionales como a consumidores. Dos matices:
- A empresas y profesionales: la factura siempre es obligatoria, sea cual sea el importe, porque la necesitan para deducirse el IVA y el gasto.
- A consumidores finales: la factura es obligatoria si el cliente la solicita; si no, puedes emitir un ticket o factura simplificada en los casos permitidos.
Cobrar sin factura no te exime de declarar el ingreso y puede acarrear sanciones. Además, los pagos en efectivo entre empresarios y profesionales tienen un límite de 1.000 € por operación.
Datos obligatorios de una factura completa
Estos son los datos que debe contener una factura ordinaria (completa):
| N.º | Dato | Detalle |
|---|---|---|
| 1 | Número y serie | Correlativo, sin saltos ni repeticiones dentro de cada serie |
| 2 | Fecha de expedición | Día en que emites la factura |
| 3 | Fecha de la operación | Si es distinta de la de expedición (por ejemplo, fin del servicio) |
| 4 | Datos del emisor | Nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal |
| 5 | Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF y domicilio |
| 6 | Descripción de la operación | Con detalle suficiente para determinar la base imponible (cantidad, precio unitario sin IVA, descuentos) |
| 7 | Base imponible | Importe sin impuestos |
| 8 | Tipo de IVA | 21 %, 10 %, 4 % o exención |
| 9 | Cuota de IVA | Importe resultante, en euros |
| 10 | Retención de IRPF (si procede) | Porcentaje e importe a restar |
| 11 | Total de la factura | Base + IVA − retención |
Además, deben aparecer menciones específicas cuando corresponda: la referencia legal de una exención de IVA, la inversión del sujeto pasivo (clientes de la UE) o la referencia a la factura que se rectifica en una factura rectificativa. [enlace interno: IVA en facturas a clientes de la UE y de fuera de la UE: reglas prácticas].
Plantilla de factura paso a paso
Puedes copiar esta estructura en tu programa de facturación:
| FACTURA | N.º 2026-001 |
| Fecha de expedición | 15/03/2026 |
| Fecha de la operación | 28/02/2026 |
| Emisor | [Nombre y apellidos] · NIF […] · Domicilio fiscal […] · Correo y teléfono |
| Cliente | [Razón social] · NIF […] · Domicilio […] |
| Concepto | [Descripción del servicio, cantidad y precio unitario sin IVA] |
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | 210,00 € |
| Retención IRPF 15 % (si procede) | − 150,00 € |
| TOTAL A PAGAR | 1.060,00 € |
| Forma de pago | Transferencia a [IBAN] · Vencimiento […] |
Cómo se rellena, paso a paso:
- Número: el siguiente de tu serie (por ejemplo, 2026-001, 2026-002…).
- Fechas: de expedición y de operación, si difieren.
- Datos del emisor y del cliente: copia el NIF y el domicilio de documentos oficiales, no de memoria.
- Descripción: concreta («Diseño de identidad visual, fase 2») y no genérica («Servicios»), con precio unitario sin IVA.
- Base imponible: suma de las líneas, menos descuentos.
- IVA: aplica el tipo correcto a la base.
- Retención: si procede, calcúlala sobre la base imponible.
- Total: base + IVA − retención.
- Forma y fecha de pago: IBAN, vencimiento y condiciones.
- Guarda la factura en un lugar seguro y envía una copia al cliente.
IVA y retención de IRPF: cómo reflejarlos
IVA. Se calcula sobre la base imponible y se suma. Los tipos más habituales:
| Tipo | Se aplica, por ejemplo, a |
|---|---|
| 21 % (general) | La mayoría de servicios profesionales y de ventas |
| 10 % (reducido) | Ciertos servicios de hostelería, transporte de viajeros y otros |
| 4 % (superreducido) | Alimentos básicos, libros, medicamentos y otros |
| Exento | Ciertos servicios sanitarios, educativos u otros: con mención legal |
Retención de IRPF. Se resta de la factura y solo se aplica si cumples todas estas condiciones: eres profesional (no empresario), tu cliente es empresa o profesional (no consumidor) y está en España. El tipo general es del 15 %; los nuevos profesionales pueden aplicar el 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes. [enlace interno: Retención del 7 % para nuevos autónomos: cuándo aplicarla en la factura].
Orden de cálculo: Base + IVA − retención = total a cobrar. El IVA se calcula sobre la base (no sobre la base menos la retención), y la retención también sobre la base (no sobre el total con IVA).
Numeración y series
- Correlativa: cada factura toma el número siguiente, sin saltos. Si anulas una, no reutilices el número: emite una rectificativa.
- Series: puedes usar series distintas (por año, por tipo de operación o por local) siempre que cada serie sea correlativa. Las rectificativas suelen llevar una serie propia.
- Formato recomendado: año + número (2026-001), que facilita el reinicio anual y la localización.
- Un salto sin explicación puede levantar sospechas en una inspección.
Plazos de emisión y conservación
| Cliente | Plazo para emitir la factura |
|---|---|
| Consumidor final | En el momento de la operación |
| Empresa o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente al de la operación (devengo) |
Ejemplo: prestas un servicio el 20 de enero; debes emitir la factura, como tarde, el 15 de febrero. [enlace interno: Calendario fiscal del autónomo 2026: fechas de los modelos 303, 130 y 111].
Conservación: guarda las facturas emitidas y recibidas durante el plazo de prescripción tributaria (4 años); el Código de Comercio recomienda conservar la documentación mercantil durante 6 años. Puedes hacerlo en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice su legibilidad. [enlace interno: Cómo numerar y conservar facturas: plazos legales de conservación].
Ejemplos con números
Ejemplo 1: diseñador freelance a una empresa (retención del 15 %)
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | + 210,00 € |
| Retención IRPF (15 % de 1.000 €) | − 150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
Ejemplo 2: nuevo profesional con retención del 7 %
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | + 210,00 € |
| Retención IRPF (7 % de 1.000 €) | − 70,00 € |
| Total a cobrar | 1.140,00 € |
Ejemplo 3: factura a un particular (sin retención)
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 400,00 € |
| IVA (21 %) | + 84,00 € |
| Retención IRPF | No procede |
| Total a cobrar | 484,00 € |
En los tres casos, el IVA (210 €, 210 € y 84 €) no es tuyo: lo ingresarás en el modelo 303. [enlace interno: Cuánto dinero reservar de cada factura para los impuestos].
Facturas especiales: simplificada, rectificativa y sin IVA
Factura simplificada (ticket). Sustituye al antiguo ticket y se puede emitir, en general, cuando el importe no supera los 400 € (IVA incluido), con un límite más alto (3.000 €) en ciertos sectores. Lleva menos datos (número, fecha, identificación del emisor, descripción, tipo de IVA y total). No sirve para clientes que necesiten deducirse el IVA, ni para operaciones intracomunitarias ni exportaciones: en esos casos, factura completa.
Factura rectificativa. Corrige o anula una factura emitida (por errores en los datos, importes o devoluciones). Debe indicar que es rectificativa, la serie y el número de la factura que corrige y las modificaciones. [enlace interno: Factura rectificativa: cuándo hacerla y cómo emitirla].
Factura sin IVA. Con clientes de la UE (inversión del sujeto pasivo), exportaciones u operaciones exentas, la factura no lleva IVA pero debe mencionar el motivo (artículo o expresión legal). [enlace interno: IVA en facturas a clientes de la UE y de fuera de la UE: reglas prácticas].
Presupuesto y proforma. No son facturas ni sustituyen a la factura definitiva.
Factura recapitulativa. Agrupa varias operaciones del mismo cliente realizadas en un mismo mes natural.
Verifactu y la factura electrónica: qué cambia
Verifactu es el sistema que obliga a que el software de facturación genere facturas con un registro encadenado y verificable. Tras un aplazamiento aprobado en diciembre de 2025, las fechas son:
- 1 de enero de 2027: empresas (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades).
- 1 de julio de 2027: autónomos y demás obligados que utilicen un programa informático para facturar.
Qué significa para ti:
- Hasta esa fecha, puedes seguir usando tu método actual, incluida una plantilla en Word o Excel.
- A partir de entonces, si usas un sistema informático de facturación, deberá cumplir Verifactu. Algunas fuentes advierten de que las plantillas de Word o Excel dejarán de ser válidas, así que conviene migrar a un programa adaptado antes de esa fecha.
- El incumplimiento puede conllevar sanciones de hasta decenas de miles de euros.
Para los automóviles y empresas existe además una factura electrónica obligatoria entre empresas (derivada de la Ley Crea y Crece), cuya aplicación depende de su desarrollo reglamentario. Revisa su estado actual antes de publicar o decidir. [enlace interno: Verifactu para autónomos: qué es, a quién afecta y cómo adaptarse].
Errores frecuentes
- Datos del cliente incompletos (sin NIF o sin domicilio): el cliente no podrá deducirse el gasto.
- Descripción genérica como «servicios profesionales» sin detalle.
- Calcular la retención sobre el total con IVA o sobre la base menos IVA.
- Aplicar retención a una factura a un particular o a una actividad empresarial.
- No aplicar IVA a una operación que sí lo lleva (o al revés).
- Saltos en la numeración o reutilizar números.
- Emitir la factura demasiado tarde (después del día 16 del mes siguiente).
- No incluir la mención legal en facturas sin IVA.
- Cobrar sin factura o aceptar efectivo por encima del límite legal.
- No guardar las facturas el tiempo exigido.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos debe llevar una factura de autónomo? Número y serie, fecha, nombre, NIF y domicilio del emisor y del cliente, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención (si procede) y total.
¿Cuándo tengo que emitir la factura? En el momento de la operación y, para clientes empresa o profesional, antes del día 16 del mes siguiente.
¿Puedo hacer facturas en Word o Excel? Todavía sí, hasta que Verifactu sea obligatorio para autónomos (1 de julio de 2027). Después, necesitarás un sistema adaptado.
¿La retención se calcula sobre el total con IVA? No: sobre la base imponible.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura? Se corrige con una factura rectificativa, no borrando ni sobrescribiendo la original.
¿Tengo que emitir factura a un particular? Solo si la solicita; si no, puedes emitir un ticket o una factura simplificada cuando proceda.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas? Como mínimo, durante el plazo de prescripción tributaria (4 años); el Código de Comercio recomienda 6.
¿Cuál es la sanción por no emitir facturas? Puede ser una sanción proporcional al importe de la operación, con un mínimo fijo; consulta la normativa vigente.
Conclusión
Una factura correcta es un documento sencillo si sigues siempre el mismo esquema: número correlativo, fechas, datos de las dos partes, descripción detallada, base, IVA, retención y total. Si la emites a tiempo, la guardas el plazo legal y preparas ya el paso a un programa compatible con Verifactu, evitarás casi todos los problemas que generan las facturas mal hechas.
Fuentes oficiales para contrastar los datos: Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación), Real Decreto 1007/2023 y Real Decreto 254/2025 (Verifactu), sede electrónica de la Agencia Tributaria y Ley 37/1992 del IVA